Anexo de tratamento de dados — OrganizaTO
Versão: 0.5 · Vigência: a partir de 06/11/2026
1. Partes e papéis
Controladora: a Contratante (profissional ou clínica).
Operador: o Fornecedor, Lucas Natalicio Ferreira, pessoa física, identificado ao final dos termos de uso.
Suboperadores autorizados (seção 6). Ao aceitar os termos, a Contratante autoriza esses suboperadores (autorização geral, conforme o guia de agentes de tratamento da ANPD).
2. Objeto e finalidade
Tratar dados pessoais de pacientes e responsáveis somente para prestar o Serviço: guardar e exibir cadastro, agenda e prontuário; gerar rascunho de evolução por IA quando a Contratante usar o recurso; processar pedidos falados ou digitados no assistente de voz (cadastrar paciente, agendar, marcar situação, abrir evolução) quando a Contratante usar o assistente; guardar preços e as decisões de cobrança das sessões e montar o fechamento mensal por paciente e o PDF dele, que a Contratante envia por conta própria; exportar; fazer backup; manter a segurança e a trilha de auditoria.
O Fornecedor não usa esses dados para fins próprios: nada de treinamento de modelos, publicidade, pesquisa, estatística comercial ou venda. Métricas de uso da IA e o rastro do assistente guardados pelo sistema não têm conteúdo (contagens, tempos, estado final e o identificador do registro afetado).
3. Instruções da Controladora
As instruções são as próprias ações dela no Serviço (cadastrar, registrar, finalizar, exportar, conceder ou revogar acesso, usar ou não a IA) e os pedidos feitos pelo canal do Fornecedor. O Fornecedor avisa a Controladora se entender que uma instrução viola a lei.
4. Categorias de titulares e de dados
Pacientes (crianças, adolescentes, adultos e idosos): cadastro (nome, nascimento, contatos e endereço opcionais), dados de saúde em anamneses, evoluções e adendos, financeiro (preços, sessões cobradas ou dispensadas, faltas, reposições e fechamentos) e, quando a IA é usada, áudio, transcrição e pedidos do assistente de voz, temporários, que podem trazer o que for falado (inclusive nome, contatos e informação de saúde).
Responsáveis e contatos: nome, relação com o paciente, telefone, e-mail, responsável legal e contato de emergência.
Profissionais e equipe da Contratante: nome, e-mail, funções, registro no conselho, registros de acesso e, para os documentos financeiros, imagem da assinatura, logotipo e contatos profissionais.
Há dados de crianças e adolescentes e dados sensíveis de saúde.
5. Duração
Enquanto durar o contrato e, depois, pelo prazo de leitura e exportação do encerramento (termos, seção 9). O financeiro de cada mês é apagado 5 anos depois do fim do mês. Os demais prazos estão na política de privacidade, seção 6.
6. Suboperadores
A Contratante autoriza os suboperadores listados na página Segurança e fornecedores (autorização geral, conforme o guia de agentes de tratamento da ANPD). O Fornecedor exige de cada um obrigações de proteção de dados compatíveis com este anexo e responde perante a Contratante pelo que eles fizerem.
O PDF do fechamento é montado no próprio servidor. Quando a Contratante o envia (WhatsApp, e-mail ou outro meio), o envio é dela, e o aplicativo que ela usar não é suboperador do Fornecedor.
Novo suboperador ou troca: aviso por e-mail com 15 dias de antecedência, com o nome, o país e os dados que ele recebe. Se a Contratante não concordar, pode encerrar antes da mudança, com a exportação garantida.
7. Transferência internacional
Saem do Brasil: o conteúdo enviado à IA, quando a Contratante a usa (Estados Unidos), o backup cifrado (Cloudflare, sem a chave) e os e-mails de conta (Brevo, União Europeia). Cada transferência é amparada no contrato de tratamento de dados do suboperador, indicado na página Segurança e fornecedores. Como a ANPD ainda não reconheceu as cláusulas europeias como equivalentes às brasileiras (Resolução ANPD 19/2024), o Fornecedor se compromete a adotar as cláusulas-padrão da ANPD com cada suboperador que as oferecer. A IA e o assistente de voz são opcionais; a Contratante decide se os usa e pode colher o consentimento específico dos titulares (LGPD, art. 33, VIII) com o modelo de aviso. Sem IA, nenhum dado de paciente sai do Brasil, a não ser no backup cifrado.
8. Segurança
O Fornecedor mantém as medidas descritas na página Segurança e fornecedores e não as reduz sem aviso. Entre elas: isolamento entre contratantes no banco e na API, acesso clínico paciente a paciente, prontuário finalizado imutável, trilha de auditoria, logs sem dados pessoais, backup diário cifrado com restauração testada e acesso administrativo só por chave SSH, registrado.
9. Confidencialidade
O Fornecedor e qualquer pessoa autorizada por ele mantêm sigilo sobre os dados. Acesso administrativo a conteúdo só em incidente ou a pedido da Contratante, registrado no registro de incidentes.
10. Incidentes
Aviso à Controladora em até 24 horas após o Fornecedor saber do incidente, com o que se sabe até então e atualizações depois. Os prazos dos suboperadores para avisar o Fornecedor estão na página Segurança e fornecedores; o aviso à Controladora não espera por eles quando o Fornecedor souber antes.
11. Pedidos de titulares
O Fornecedor não responde diretamente a pacientes ou responsáveis sobre o prontuário. Pedido recebido pelo canal do Fornecedor é encaminhado à Controladora em até 2 dias úteis, com registro de recebimento e encaminhamento. A Controladora valida e responde; o Fornecedor ajuda tecnicamente (por exemplo, com a exportação).
12. Exportação e eliminação
Exportação a qualquer momento pela própria Controladora (cópia por paciente: arquivo JSON e versão para impressão/PDF, com adendos, autoria e códigos de integridade). A exportação não inclui o financeiro; os fechamentos emitidos são baixados em PDF, um a um (decisão de Lucas, 26/10/2026).
No encerramento: período de leitura e exportação; depois, eliminação e confirmação por escrito; backups expiram na rotação (até 3 dias).
13. Informações e verificação
O Fornecedor disponibiliza à Controladora, quando pedido, a descrição técnica do Serviço, a lista de suboperadores e as medidas de segurança, para o registro das operações e o relatório de impacto (RIPD) da Controladora.