Modelo de aviso de privacidade aos pacientes e responsáveis
Como cuido dos seus dados
Olá! Sou [NOME DA PROFISSIONAL], terapeuta ocupacional, [CREFITO-X Nº]. Este aviso explica como guardo as informações do atendimento de [você / seu filho, sua filha, a pessoa que você acompanha].
Quem é responsável pelos dados: eu, [NOME], [CPF/CNPJ se houver], [ENDEREÇO DO CONSULTÓRIO].
Que informações eu guardo
Cadastro: nome, data de nascimento, telefone, e-mail e endereço (se o atendimento for em casa).
Responsáveis: nome, parentesco e contato. Anoto quem é o responsável legal (pais, tutor ou curador), que pode ser diferente de quem acompanha, paga ou é contato de emergência.
Prontuário: anamnese, avaliações, evoluções de cada atendimento e correções (adendos).
Financeiro: o valor da sessão, quais sessões e faltas foram cobradas e o fechamento de cada mês.
Para que Para fazer e registrar o atendimento de terapia ocupacional, como a lei e o meu conselho profissional exigem. Não uso seus dados para propaganda nem os vendo.
Onde ficam Em um sistema de prontuário eletrônico, OrganizaTO, que guarda os dados em servidor no Brasil, com acesso protegido por senha [e verificação em duas etapas, se ativada]. Só eu tenho acesso ao prontuário [ou: e a equipe que eu autorizar, paciente a paciente]. Cópias de segurança são guardadas cifradas fora do Brasil.
Uso de inteligência artificial para escrever o registro [manter só se usar o recurso] Depois do atendimento — nunca durante — eu posso gravar um áudio curto contando o que aconteceu, ou digitar um ditado. Serviços de inteligência artificial nos Estados Unidos (ElevenLabs, que transcreve o áudio por meio do OpenRouter, com a Groq de reserva, e Anthropic, que organiza o texto, também com a Groq de reserva) transformam esse ditado em um rascunho de texto em linguagem de prontuário. Também posso pedir a esses serviços que passem para linguagem de prontuário um texto que eu digitei na evolução ou na anamnese; esse texto vai como está e pode conter informações sobre você. Eu leio, corrijo e confirmo cada registro; nada entra no prontuário sem a minha revisão.
No ditado de evolução, não envio nome, documentos nem cadastro para esses serviços, e evito dizer nomes.
O áudio é apagado logo depois de virar texto. A transcrição só usa serviços que não guardam o conteúdo (retenção zero); ficam com eles só dados de uso, como horário e volume. A Anthropic apaga o texto em até 30 dias, salvo exceções previstas na política dela, e, por padrão, não o usa para treinar modelos.
Como os dados saem do Brasil, a proteção depende também das regras desses fornecedores.
[OPÇÃO, se você decidir pedir consentimento:] Você pode não autorizar esse recurso: nesse caso escrevo os registros à mão, sem nenhuma diferença no atendimento. ☐ Autorizo ☐ Não autorizo — Assinatura: Data: //
Uso de voz para cadastro e agenda [manter só se usar o assistente de voz] Para agilizar meu trabalho, eu posso falar ou digitar pedidos ao sistema, como cadastrar um paciente, marcar um horário ou anotar uma falta. Os mesmos serviços de inteligência artificial (ElevenLabs, OpenRouter, Groq e Anthropic, nos Estados Unidos) transformam o pedido em campos do cadastro ou da agenda. Nada é gravado sem a minha confirmação.
Nesse caso vão para esses fornecedores o áudio (só para quem o transcreve: a ElevenLabs, por meio do OpenRouter; quando esse caminho falha, o áudio vai também para a Groq, e os dois podem tê-lo recebido) e o texto do que eu falo (para a Anthropic, ou para a Groq quando a Anthropic falha), que podem incluir nome, data de nascimento, telefone, e-mail, responsáveis e horários, e até alguma informação de saúde que eu diga sem querer. Se a fala tiver informação de saúde, o sistema tenta identificar e avisa; eu confiro o resumo e não salvo informação de saúde no cadastro ou na agenda. Ela vai para o prontuário só se eu a registrar na evolução.
Se o sistema entender algo errado, eu corrijo falando ou digitando só o que muda; nessa correção vai junto só o tipo do pedido (por exemplo, "agendar"), não o que já estava preenchido.
O áudio fica no servidor só até virar texto (no máximo 24 h em caso de falha); o texto e o resumo do pedido são apagados quando ele termina ou, no máximo, em até 1 hora depois de terminado. Uma cópia de segurança pode guardar esses dados, cifrados, por até 3 dias; o áudio não entra nela. O sistema mantém só um registro sem conteúdo de que o pedido foi feito, que pode ser ligado ao seu cadastro.
A transcrição só usa serviços que não guardam o conteúdo (retenção zero); ficam com eles só dados de uso, como horário e volume. A Anthropic guarda o texto por até 30 dias (mais tempo só se ele for sinalizado por violação das regras dela, até 2 anos, ou por exigência legal) e, por padrão, não o usa para treinar modelos. Como os dados saem do Brasil e não há, hoje, um mecanismo de transferência reconhecido pela autoridade brasileira para esses fornecedores, a proteção depende também das regras deles.
[OPÇÃO, se você decidir pedir consentimento:] Você pode não autorizar esse uso: nesse caso faço os cadastros e a agenda pelo teclado, sem nenhuma diferença no atendimento. ☐ Autorizo ☐ Não autorizo — Assinatura: Data: //
Cobrança do mês No fim de cada mês, o sistema monta um resumo das sessões que eu cobro, com datas, horários, faltas e reposições, valores e total, em nome do paciente e com a minha assinatura (imagem). Eu confiro e envio esse PDF a [quem combinamos, por exemplo o responsável pelo pagamento] por [WhatsApp / e-mail]. O sistema não envia nada sozinho e não faz cobrança.
Por quanto tempo O prontuário é guardado por pelo menos 20 anos depois do último registro, como a lei exige. O financeiro de cada mês fica no sistema por 5 anos [e eu guardo os fechamentos por mais tempo, se precisar].
Seus direitos Você pode pedir: confirmação de que tenho seus dados, acesso e cópia do prontuário, correção de dados de cadastro, e informações sobre com quem os dados são compartilhados. Registros do prontuário não são apagados nem reescritos; correções são feitas por adendo. Pedidos de pais ou responsáveis seguem a guarda e a representação legal do paciente.
Com quem compartilho Com ninguém sem necessidade. O fechamento do mês vai só para quem combinamos (acima). Reunião com escola ou outro profissional não dá acesso ao prontuário: compartilho só o que for preciso, com a sua concordância [ou por obrigação legal, como ordem judicial].
Contato [E-MAIL] · [TELEFONE]. Se algo acontecer com seus dados (por exemplo, um vazamento), eu aviso você.
[CIDADE], [DATA].
Consentimento para o uso de inteligência artificial [OPCIONAL]
[Use esta parte se decidir pedir consentimento para a transferência internacional (LGPD, art. 33, VIII). Uma via fica com o paciente ou responsável e outra com você.]
Eu, [NOME DO PACIENTE OU RESPONSÁVEL], [responsável por [NOME DO PACIENTE]], li este aviso e autorizo que [NOME DA PROFISSIONAL] use os recursos de inteligência artificial descritos acima (transcrição do ditado e organização do texto das evoluções, e o assistente de voz), sabendo que o áudio e o texto vão a fornecedores nos Estados Unidos (ElevenLabs, por meio do OpenRouter, Groq e Anthropic), sem o meu cadastro, e que posso retirar esta autorização a qualquer momento, sem prejuízo do atendimento; nesse caso, as evoluções passam a ser feitas sem IA.
[ ] Autorizo [ ] Não autorizo
Assinatura: Data: _/_/